船用防爆离心通风机定期维护记录的管理与保存，需结合船舶航行的特殊性（动态环境、多部门协作、合规性要求高），遵循 “可追溯、易检索、防丢失、合规化” 四大核心原则，同时兼顾电子与纸质双载体的优势，形成全生命周期的

管理闭环。具体管理与保存方案可从以下 5 个维度展开：

一、明确记录管理责任主体与流程，确保 “谁维护、谁记录、谁负责”

船舶环境中维护记录常涉及轮机部、维修组、第三方服务商等多角色，需先明确责任分工，避免 “记录断层” 或 “责任推诿”：

责任划分

执行层：维护执行人（如轮机员、维修工程师）需在维护完成后24 小时内填写记录（含原始数据、故障描述、处理措施），确保数据真实（如轴承温度、防爆间隙测量值需手写或直接导入检测设备数据，禁止后期篡改）。

审核层：轮机长或设备主管需在3 个工作日内审核记录，重点核查 “数据完整性（如是否缺项）、合规性（如防爆检查是否符合 GB 3836 标准）、措施有效性（如故障处理是否闭环）”，审核通过后签字确认，未通过需退回补充。

归档层：指定专人（如船舶文书、设备管理员）负责记录的分类、编号、归档，确保每台通风机的记录 “独立成册、关联设备编号”（如按 “船舶编号 - 舱室编号 - 设备型号 - 维护日期” 编码，例：CS2024-EngineRoom-ExF4-202406）。

流程闭环

建立 “维护执行→记录填写→审核确认→分类归档→定期复盘” 的流程，例如：每次维护后，执行人将纸质记录交审核人，同时上传电子版本至船舶管理系统，审核通过后，纸质记录存入专用档案柜，电子记录同步备份至岸基服务器，避

免流程断点。

二、采用 “电子 + 纸质” 双载体管理，兼顾便捷性与安全性

船舶航行中可能面临网络中断、电子设备故障等问题，双载体管理可避免记录丢失，同时满足不同场景需求（如港口国检查常需纸质原件，岸基分析需电子数据）：

（一）电子记录管理：便捷检索与数据化分析

载体选择

优先使用船舶专用设备管理系统（如 AMOS、ShipNet）或轻量化工具（如带加密功能的 Excel、云端文档），需满足 “离线可编辑、联网自动同步”（避免航行中无网络无法记录）。

关键要求：系统需支持 “按设备编号、维护日期、维护类型（如月度 / 年度）” 多维度检索，同时具备数据加密功能（如权限分级：轮机长可修改审核状态，普通船员仅可查看，防止数据篡改）。

数据同步与备份

船舶端备份：电子记录需每日自动备份至船舶本地硬盘（至少 2 个独立硬盘，分别存放于驾驶台和轮机部，避免同时损坏），备份文件命名格式统一（如 “ExFan_维护记录_20240601_备份”）。

岸基端备份：每周至少 1 次将电子记录同步至公司岸基服务器，服务器需符合海事数据安全标准（如 ISO 27001 信息安全认证），同时定期（每季度）进行异地备份（如备份至不同城市的服务器），防止船舶意外（如沉没、火灾）导

致数据丢失。

（二）纸质记录管理：合规性证明与应急备用

载体规范

使用耐候性纸质（如防水、防腐蚀的无碳复写纸），避免船舶潮湿、盐雾环境导致纸张霉变、字迹模糊；记录表格需预制固定栏目（如设备信息、维护项目、检测数据、执行人 / 审核人签字栏），减少手写缺项。

每台通风机单独建立 “维护记录册”，封面标注 “设备编号、型号、安装位置、记录起止日期”，内页按维护日期顺序排列，禁止撕页、涂改（如需修改，需划横线注明修改原因，执行人签字并标注日期）。

存放要求

纸质记录需存放在专用防水档案柜（放置于干燥、通风的舱室，如船员休息室或设备控制室，远离机舱高温、油雾区域），档案柜需加锁，钥匙由指定归档人保管。

需在档案柜内放置干燥剂（如硅胶），每季度检查纸张状态，发现霉变、字迹模糊需及时复印（复印后标注 “原件损坏，此为副本，与原件一致”，审核人签字确认），原件需留存（即使损坏，也需作为历史凭证归档）。

三、设定记录保存期限：满足法规要求与设备全生命周期需求

维护记录的保存期限需同时符合国际海事法规、船级社要求及设备全生命周期管理需求，避免提前销毁导致合规风险：

基础保存期限：自维护完成之日起，至少保存至设备退役或船舶报废后 5 年（依据 IMO SOLAS 公约、船级社 CCS《钢质海船入级规范》要求，防爆设备记录需留存至设备不再使用后，且满足港口国检查追溯需求）。

特殊情况延长：若设备发生过重大故障（如防爆失效、电机烧毁），相关维护记录（含故障分析、维修方案、验收报告）需永久保存，用于后续同类故障排查、责任追溯（如涉及事故调查，记录需作为证据提交）。

到期处理流程：记录到期后，需由岸基设备管理部门审核，确认 “无后续追溯需求” 后，纸质记录需按保密要求销毁（如粉碎处理，禁止随意丢弃），电子记录需从服务器删除（并留存 “销毁记录”，注明销毁日期、审核人）。

四、建立 “检索与调用” 机制，确保应急与检查时快速响应

船舶面临港口国检查（PSC）、船级社检验或设备故障时，需在短时间内调取维护记录，因此需建立高效的检索机制：

检索索引

纸质记录：在档案柜外张贴 “设备编号 - 记录册位置” 索引表，同时在每本记录册内页附 “维护日期 - 页码” 目录，例如：“2024 年 6 月月度维护（页码 12-15）、2024 年 12 年度维护（页码 38-45）”。

电子记录：设备管理系统需支持 “模糊检索”（如输入 “ExF4-202406” 即可调出该设备 2024 年 6 月的记录），同时生成 “单设备维护历史台账”（汇总该设备所有维护记录，含日期、项目、问题、处理结果），方便快速复盘。

调用权限与流程

内部调用：船员因维护、故障排查需调用记录时，需填写 “记录调用申请表”，经轮机长批准后，纸质记录需现场查阅（禁止带出档案柜），电子记录可在权限范围内下载（需标注 “调用用途”）。

外部调用：港口国检查官、船级社验船师需查阅时，由轮机长或船长陪同调取，提供纸质原件或加盖船舶公章的复印件（禁止提供未审核的原始数据），同时记录 “外部调用日期、调用单位、查阅内容”，并存入该设备记录册。

五、定期复盘与优化：提升记录管理有效性

维护记录的管理并非 “一存了之”，需定期复盘，发现问题并优化流程，避免记录成为 “形式化文档”：

定期检查

船舶端：轮机长需每月抽查 1-2 台通风机的维护记录，核查 “数据真实性（如检测数据与设备实际状态是否一致）、流程合规性（如是否有审核签字）、归档及时性（如是否按周期归档）”，发现问题（如缺项、数据矛盾）需立即整改。

岸基端：公司设备管理部门每季度对船舶记录进行抽查（通过电子系统调取数据），重点关注 “合规性（如是否符合 IMO 法规）、数据完整性（如防爆检查项目是否齐全）”，并出具 “记录管理评估报告”，提出优化建议（如补充某类检

测数据、调整归档周期）。

持续优化

例如：若多次检查发现 “防爆间隙测量值填写不规范（如未标注单位）”，需修订记录表格（预制 “mm” 单位，强制填写数值）；若船舶反映 “电子系统检索速度慢”，需升级系统功能（如增加缓存、优化检索算法），确保记录管理流程持

续适配实际需求。

总结

船用防爆离心通风机维护记录的管理与保存，核心是 “以合规为底线，以实用为目标”—— 通过明确责任、双载体备份、长期留存、高效检索，既满足国际海事法规与船级社要求，又能为设备安全运行、故障排查提供支撑，最终实现 “记

录不丢失、数据可追溯、管理闭环化”，保障船舶航行安全与运营效率。